La gestión de proyectos virtuales en los que los stakeholders, miembros del equipo, proveedores y jefe de proyectos están distribuidos en diferentes localizaciones y horarios, es más una necesidad que una elección. Pero cuidado, no todo es color de rosa.
Describo aquí los principales desafíos a los que se enfrenta un jefe de proyecto virtual y algunas ideas de cómo manejarlos.
Disminución de la productividad
No tiene nada que ver con la profesionalidad de los integrantes de un equipo de proyecto, pero el riego de ‘despistarse’ aumenta para aquellos que se encuentren en una localización remota sin la motivación y apoyo propios de estar todos juntos en la misma habitación.
Como jefe de proyecto, elige personas que aparte de las competencias técnicas, sean independientes, capaces de auto gestionarse y muy motivados por el rol que desempeñan. También en estos casos, pon especial cuidado en definir sus objetivos y una planificación detallada de cuándo se espera que entreguen el trabajo.
Localización, distancia y diferencias horarias
Puede parecer incoherente, pero mi primera recomendación para la gestión de proyectos virtuales es organizar tantas reuniones presenciales como se pueda. Dicho esto, a lo mejor solo se puede hacer una al año o máximo dos. No las desaproveches. Utilízalas en momentos clave del proyecto. Siempre es bueno hacer una reunión presencial para el lanzamiento del proyecto incluyendo a miembros del equipo, stakeholders y proveedores clave.
No te olvides de asegurar que todo el mundo tiene las herramientas necesarias para comunicarse remotamente. Invierte el tiempo necesario para comprobar que funcionan para todos y dar el entrenamiento necesario para que todo el mundo sea competente en su utilización.
Y, por último, planifica bien las reuniones de seguimiento del proyecto. Encuentra horas a las que todos los asistentes puedan estar disponibles a pesar de las diferencias horarias y establece el método de comunicación para cada una de ellas. Dentro de lo posible, utiliza videoconferencia de vez en cuando. Verse las caras siempre ayuda.
Diferencias culturales y legales
Invierte tiempo al principio del proyecto en entender algunas diferencias clave entre los diferentes países donde tengas miembros del equipo u otros actores importantes para tu proyecto. Entender cosas tan ‘simples’ como horario de trabajo oficial, días de fiesta, políticas básicas de recursos humanos, etc., te posicionaran mejor a la hora de relacionarte con ellos.
Es una buena práctica asignar a los miembros remotos de tu equipo un supervisor local que te sirva de ‘ojos y oidos’ en el terreno. Su misión será infórmate de aquellos momentos más relacionados con una situación personal o un estado de ánimo del miembro de tu equipo que no es tan fácil detectar solo por teléfono.
Acceso a la información y problemas de seguridad
Es muy importante definir bien qué herramientas de tipo colaborativo se van a utilizar y estar seguro que todos los miembros de tu equipo sepan utilizarlas. Pero es sobre todo fundamental, establecer políticas de acceso y actualización de la información, para evitar confusión de versiones o acceso erróneo.
Seguro que hay otros aspectos aparte de los aquí mencionados que impactan en el manejo de un proyecto virtual. El éxito del mismo dependerá de una temprana identificación de los mismos y el establecimiento de las correctas estrategias para manejarlos.