Nuestra solución integral, práctica y adaptable para crear una PMO
Lean PMO es un conjunto de servicios de los cuales usted decide los que necesita y astana le ayuda a implementarlos y adaptarlos según sus requerimientos particulares.
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Gestión del porfolio (Portfolio Management)
Incluye la gestión centralizada de todas las iniciativas de una organización desde que son ideas en estudio hasta que se convierten en programas o proyectos aprobados para su ejecución.
Todo el proceso de toma de decisiones hasta llegar al porfolio aprobado debe estar guiado por los objetivos estratégicos de la organización:
- Identifica todas las iniciativas, programas o proyectos que la organización maneja y es capaz de analizarlos y presentarlos para su evaluación.
- Define parámetros alineados con las prioridades del negocio para clasificar las diferentes iniciativas.
- Estima la inversión en recursos necesaria para llevar a cabo las diferentes iniciativas.
- Presenta el porfolio de iniciativas priorizado en función de los objetivos de negocio.
- Identifica los puntos comunes entre proyectos y decide si configurar programas
- Lidera las discusiones con la dirección para aprobar el portfolio de proyectos.
- Se asegura de que todos los proyectos aprobados tienen el sponsor más adecuado.
- Revisa periódicamente el estado del portfolio y lidera las discusiones necesarias para tomar decisiones de cambio.
- Es el dueño del proceso de Gestión Estratégica del Portfolio dentro de la PMO
Definición de metodología de Gestión de Proyectos
Define, desarrolla e implementa la metodología de gestión de proyectos que debe ser usada consistentemente por la organización. Esta metodología incluye best practices, procesos, templates y herramientas.
- Genera una metodología adaptada a las necesidades de su empresa, a partir de metodologías estándares de mercado (PMBoK© de PMI, metodologías agiles tipo Scrum, Kanban, etc.).
- Selecciona, implementa y da soporte a las herramientas software utilizadas en la gestión de proyectos.
- Realiza auditorías periódicas para asegurarse de que la organización está usando las metodologías establecidas de una forma correcta.
Gestión de Proyectos (Project Management)
Servicio consistente en la dirección de los proyectos a cargo de la Oficina, utilizando la metodología y herramientas definidas en la PMO.
- Mantiene una organización central a la que pertenecen los Jefes de Proyectos que se van ‘prestando’ a los diferentes proyectos.
- Los Jefes de Proyecto gestionan los proyectos que se les ha asignado utilizando la metodología estándar definida y que normalmente cubrirá las fases de Inicio, Planificación, Ejecución, Seguimiento y Control, y Cierre del proyecto.
- Los jefes de proyecto serán responsables de proveer de las métricas de estado y progreso necesarias para el servicio de reporting pueda elaborar informes consolidados de progreso.
Formación
Para todos los roles implicados en la gestión de proyectos pertenezcan o no a la PMO.
- Realiza programas de entrenamiento en la metodología de gestión de proyectos.
- Aconseja a los diferentes roles en las best practices de gestión de proyectos.
- Se asegura que todos los proyectos tienen asociado un sistema de gobierno adecuado.
- Actúa como asesor de las diferentes áreas de negocio y jefes de proyecto para la puesta en marcha de sus proyectos.
- Actúa como asesor en fases más complejas del proyecto como identificación y gestión de riesgos.
- Define el desarrollo de carrera de los roles asociados a la gestión de proyectos en la organización.
Gestión de Programas (Program Management)
Este servicio tiene más sentido cuando los Directores de Programas pertenecen organizativamente a la PMO.
Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados entre sí que es mejor gestionar de una manera coordinada, no individualmente.
- Mantiene una organización central a la que pertenecen los Directores de Programas que se van ‘prestando’ a los diferentes proyectos.
- Los Directores de Programas gestionan los programas que se les ha asignado utilizando la metodología estándar definida.
- Los Directores de Programa serán responsables de proveer de las métricas de estado y progreso necesarias para el servicio de Reporting pueda elaborar informes consolidados de progreso
Gestión de la Capacidad (Resource Management)
La gestión de la capacidad se refiere a la asignación de recursos a diferentes proyectos, cómo manejar la capacidad de dichos recursos y cómo evaluar su coste.
- Asigna, en la fase de planificación anual del porfolio, roles genéricos a los proyectos propuestos para hacer una estimación de necesidades de los diferentes perfiles.
- Compara necesidades teóricas de recursos con capacidad real e identifica con antelación donde se producirán situaciones de exceso de demanda de recursos para tomar las decisiones oportuna.
- Proporciona visibilidad en cada momento de cómo se están empleando los recursos (proyectos asignados, consumo de capacidad, etc).
- Si se utiliza un sistema de registro de actividad, proporciona información histórica que ayuda a la planificación de futuros proyectos.
Seguimiento y Control (Executive Reporting)
A partir de las metodologías definidas, el seguimiento y control tiene como objetivo disponer de información que permita evaluar el desempeño de los proyectos y de la cartera de proyectos en su conjunto.
- Define los estándares de medición de estado y avance de los proyectos para el reporte consolidado
- Revisa el estado de los proyectos.
- Produce los informes establecidos para comunicar el estado de los proyectos a los diferentes niveles de la organización.
- Escala problemas en los proyectos y lidera las discusiones con la dirección para tomar las medidas adecuadas.