Creación de Cartera de Proyectos IT alineada con los objetivos de negocio

Sector: Energía; Duración: 2 meses

Cliente

Compañía eléctrica con más de 1.000 empleados, instalaciones en toda la geografía española y planes de expansión internacional

Reto

Con unos recursos internos limitados y una demanda de soluciones informáticas en crecimiento, el departamento de IT tenía dificultades para manejar los plazos de entrega de los proyectos.
En un intento de solucionar esta situación, la compañía decide crear un Comité de IT con participación de todas las divisiones de la organización. El primer reto al que se enfrentó el Director de IT fue dar visibilidad a este comité de todos los proyectos en curso así como de los proyectos nuevos que se habían pedido para el año siguiente.

Solución

El cliente decidió contratar a astana para que le ayudara a definir y planificar una cartera de proyectos para el 2103 que permitiera visualizar al Comité de IT todas las iniciativas en marcha o planificadas, así como su impacto en prioridades de la compañía, recursos, presupuestos, riesgos, plazos, etc.
En solo dos meses, y a través de un práctico y simple proceso de Planificación de Cartera, astana generó diferentes escenarios de planificación que recogían todas las iniciativas que impactaban en IT. Cada escenario detallaba los plazos de entrega, los recursos consumidos, los presupuestos involucrados y, lo que es más importante, la contribución de cada escenario a las prioridades de la compañía

Resultados

El Director de IT tuvo la oportunidad de tener una discusión razonada en términos de negocio con el resto de directores de la compañía sobre las diferentes opciones de cómo invertir el presupuesto de IT. El resultado de esta discusión fue una cartera de proyectos consensuada a nivel dirección y con plazos de ejecución y nivel de inversión acordados entre todos.
A lo largo del 2013, el comité de IT continuó revisando trimestralmente el estado de la cartera de proyectos. Toda la información asociada a la cartera les permitió tomar decisiones objetivas en cuanto a modificaciones de la misma.

Beneficios
  • El director de IT consiguió la aprobación de recursos adicionales para su departamento al poder demostrar de una manera objetiva cómo la limitación de recursos impactaba en el número de proyectos que se podían abordar en paralelo
  • La compañía dispone ahora de una metodología y herramientas simples para repetir este ejercicio para próximos años