Los desafíos a los que se enfrentan los CIOs en sus organizaciones no han cambiado mucho en los últimos años; la presión de los presupuestos, las continuas demandas de innovación y la dificultad para hacer entender el valor que IT aporta siguen ahí. Si acaso, se han incrementado debido a la tendencia creciente de transformación digital de muchos negocios.

Lean IT contribuye a dar respuesta a estos desafíos.

Lean es un término introducido en los 90 para describir la forma de trabajar de Toyota. Se basa en el principio fundamental de que todo lo que hacemos tiene que maximizar el valor que aportamos al cliente. Todo el resto de actividades que no se puedan relacionar directamente con este objetivo son un ‘desperdicio’ en lenguaje Lean y deben ser eliminadas.

Lean IT es la aplicación de los principios Lean al entorno de IT. Esto significa que debemos revisar nuestros procesos, metodologías e inversiones para asegurarnos que todos nuestros recursos están enfocados en añadir valor al cliente. Muy a menudo dedicamos mucho esfuerzo a escribir documentos, asistir a reuniones o en realizar tareas que no contribuyen a aumentar el valor para el cliente. Se trata de identificar estas actividades y eliminarlas.

Los Principios Lean

Los 5 principios que resumen la filosofía Lean son:

La redefinición del valor desde el punto de vista del receptor, es decir, del cliente

  • La identificación de los distintos eslabones que componen la cadena de procesos que aportará ese valor al cliente
  • La creación de un modelo pull con el que poder trabajar bajo demanda y que permita que el cliente disponga del servicio en el momento en el que lo necesite
  • El establecimiento de un flujo continuo de trabajo en el que todos los pasos estén equilibrados para obtener el resultado final sin interrupciones. Se trata de eliminar lo que Lean denomina residuos o desperdicios: sobreproducción, tiempos de espera entre distintos procesos, repetición de actividades, …
  • La apuesta por una mejora continua que nunca dé por hecho que lo que tienes es suficientemente bueno. En otras palabras, el número de pasos y la cantidad de tiempo e información necesarios para llegar al cliente debe ir disminuyendo progresivamente.

En la práctica

Para ayudar a aplicar estos principios, Lean se respalda en diversas herramientas, entre las que destacan:

  • La metodología 5S. Técnica de gestión orientada a conseguir de forma permanente lugares de trabajo más organizados, ordenados y limpios, con el fin de lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral.
  • Tableros Kanban. Gracias a estos tableros, se facilita la consecución del principio del flujo continuo. A través de tablas o diagramas se representan de forma muy visual las metas a corto y medio plazo de un proyecto y sus correspondientes responsables. Se trata de que de un vistazo se pueda comprender y analizar cómo evoluciona cada tarea, lo cual también permite compartir experiencias, detectar problemas e identificar mejoras.
  • Árbol crítico de calidad (CTQ, Critical to Quality Tree). Diagrama que representa las necesidades y requisitos del encargo realizado y que debe estar validado por el cliente.
  • Diagrama SIPOC (Supplier, Input, Process, Output, Customer). Representación gráfica de todos los implicados en la cadena de valor y lo que debe aportar cada uno, desde los proveedores hasta el cliente.

Modelos de Gestión en Lean IT

Muchas de estas herramientas siguen la idea de Gestión Visual (Visual Management), que consiste en hacer visible a todo el mundo el estado de un proceso y el trabajo relacionado con el mismo. Esta metodología de gestión permite involucrar a todo el equipo en revisar el estado de las diferentes tareas y discutir y solucionar los problemas que puedan aparecer.

Además, para trabajar de acuerdo con los principios Lean, es muy importante romper el paradigma de que ‘el jefe es el que sabe y los trabajadores ejecutan’.

Muy al contrario, esta filosofía aboga por la involucración directa de todos los empleados en la consecución de los objetivos empresariales, ya que son ellos los más indicados para identificar los residuos y proponer ajustes para optimizar el rendimiento.

Adopción y sostenibilidad de Lean IT

Transformar una organización de IT para que adopte la filosofía Lean puede ser complicado. Pasa por cambiar comportamientos humanos además de procesos y modelos de gestión.

La creación de una Oficina Lean contribuye muy positivamente al éxito de esta transformación. No se trata de burocratizar esta transformación, sino de identificar y motivar a un grupo de personas para que actúen como campeones del cambio:

  • que estén familiarizados con las técnicas lean y faciliten su adopción,
  • que tengan una orientación de mejora continua y sean capaces de identificar y ejecutar iniciativas de mejora,
  • que comuniquen de forma positiva los avances que se vayan consiguiendo,
  • que den feedback de una manera abierta tanto a los miembros de equipo como a los jefes, etc.

¿Necesitas ayuda para adoptar Lean IT en tu organización?

AstanaPM tiene experiencia en ayudar a organizaciones de IT a adoptar los principios Lean, con una metodología muy práctica y adaptada a cada caso en concreto.

En resumen, se trata de acompañarte en la creación de una cultura orientada hacia el cliente en la que se haga transparente el rendimiento y resultados de tus procesos de IT y en la que la mentalidad de mejora continua sea el modus operandi en el día a día.

En nuestras colaboraciones, siempre nos centraremos en tu problema o situación concreta, proponiéndote soluciones accionables y de inmediato impacto positivo.

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