PMO-rip-268x300Extracto aquí parte del artículo de Deborah A. Dell y  Harold Kerzner publicado en allpm.com, junto con nuestras propias experiencias colaborando en la implantación y mejora de Oficinas de Proyectos en distintas empresas.

Existen tantas PMOs como empresas, tantos modelos como necesidades de las distintas áreas de negocio, con objetivos y funciones diversas. No hay por tanto un único patrón de PMO.

Sin embargo, analizando nuestra experiencia, sí que encontramos causas comunes por las que una PMO puede fracasar.

He aquí analizados y sistematizados en el artículo de Dell y  Kerzner  problemas comunes por los que una PMO puede fracasar. Algunos parecen obvios pero no está de más, si uno se plantea comenzar la tarea de crear o mejorar una PMO en una empresa, volver sobre ellos y reflexionar.

Misión no bien definida

Debe haber una buena razón por la que una empresa desea establecer una PMO. Pero además de una buena razón, debe haber una clara declaración de objetivos, una misión formal,  escrita y asumida (entiéndase formalmente aprobada) por la dirección.

Esta obviedad nos ha supuesto en la práctica más de un problema en nuestras experiencias reales.  En ocasiones, Cuando hemos escrito un misión statement y lo hemos elevado a la dirección,  nos hemos encontrado con problemas incluso a este nivel. Lo que parecía fácil e interiorizado por todos, resulta que no lo era tanto.

Una declaración de objetivos confusa o no explícita induce a la equivocación. Así, es posible que la organización no entienda el rol que juega la PMO. De igual manera, los propios miembros de la PMO pueden no entender cuál es el papel que han de desempeñar  ni cuáles son sus responsabilidades, y pueden terminar trabajando en actividades que poco tienen que ver con los objetivos corporativos.

No poner el foco en el negocio

Si bien es cierto que algunas PMOs son más operativas que estratégicas, la armonía entre las decisiones de negocio y la estrategia empresarial debe existir. De la PMO se espera que añada valor a la compañía en términos estratégicos y de negocio. Si la compañía no puede identificar el valor creado por la PMO, entonces la PMO ha fracasado y lo más probable es que se disuelva.

No lograr el apoyo para la implementación

Decidir implementar una PMO es mucho más fácil que obtener respaldo durante el proceso. El alto impacto que causa en la organización  implantar normas y procesos homogéneos de  gestión de proyectos requieren, desde el principio, disponer de mecanismos de apoyo por parte de la dirección (comunicación, aprobaciones, participación directa, etc.)

No reutilizar el conocimiento y la experiencia adquirida

El conocimiento que se cosecha tanto de los éxitos como de los fracasos debe ser correctamente almacenado. De hecho, en nuestra opinión, es un valioso activo. Cuando una PMO fracasa en una correcta recopilación de esa producción intelectual, los errores acabarán por repetirse y le será imposible superarse y mejorar de manera constante.

Falta de elasticidad ante los cambios organizacionales

La mejora en las prácticas gracias al conocimiento adquirido muchas veces conduce a un cambio organizacional. Pero no todos los cambios son necesarios, y no todos los cambios necesarios han de llevarse a cabo de forma inmediata. Tanto el forzar un cambio innecesario como el resistirse al cambio son posturas que pueden llevar a la PMO que las adopte al fracaso.

Mal entendimiento de la cultura y las necesidades

Ya que no suelen agradarnos los cambios que nos hagan salir de nuestra “zona de confort”, la PMO ha de conocer la cultura y las necesidades individuales en una empresa. La mayoría de los trabajadores parecen entender la necesidad del cambio, pero es el cómo y el cuándo lo que realmente incomoda. La PMO debe ser sensible a ello y proponer cualquier tipo de cambio respetando el contexto cultural y el entorno predominante en una empresa.

Definir la PMO como un centro de beneficios

Hacer de la PMO exclusivamente un centro de beneficios  puede tener consecuencias devastadoras, puesto que se dejan de lado los esfuerzos por una mejora continuada a largo plazo para concentrar el trabajo en esfuerzos que a corto plazo que incrementen beneficios. La formación en gestión de proyectos deja de considerarse necesaria y la PMO pierde su identidad; no desarrolla su función, lo que es un claro fracaso.

Centrarse en la rentabilidad de un único proyecto

De una PMO se espera que se vuelque su esfuerzo de manera equitativa en todos los proyectos, con el fin de maximizar los beneficios de la empresa.

Dedicar demasiado tiempo a un único proyecto que, por ejemplo, sea más problemático o entrañe más dificultades, es un error. En caso de que sea necesario destinar más esfuerzos a un proyecto, deben establecerse límites.

Personal inadecuado en la PMO

Muy importantes, en nuestra experiencia, las habilidades soft: comunicación, negociación, empatía, capacidad de análisis y expresión.

Sin olvidar por supuesto los conocimientos básicos y experiencia en metodologías y frameworks de gestión de proyectos.

Excesivo sobrecoste en gestión, formularios y papeles

Los gestores de proyectos suelen tener en cuenta el coste de la abundancia de papeleo cuando trabajan en un proyecto. Sin embargo, la PMO muchas veces tiende a engrosar la cantidad de papeles a rellenar por los equipos de proyectos. La PMO debe esforzarse en reducir al mínimo el papeleo para el desarrollo de un proyecto.

El uso de herramientas y sistemas informáticos de apoyo a la gestión de proyectos puede ser una buena idea; pero antes deben estar los procesos y normativa suficientemente maduros.

No entender la variabilidad de proyectos y necesidades de gestión

Lo ideal sería poder aplicar una única metodología a cualquier proyecto que se lleve a cabo. Sin embargo, la realidad es que existen enormes diferencias entre los distintos proyectos y aplicar los mismos parámetros a todos sería un grave error.

La necesidad de una oficina de gestión parece bastante clara. Pero a menos que entendamos plenamente los riesgos, el proceso de implantación de una PMO podría no salir tan bien como nos gustaría.

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