7-habitosInspirado en este Post de David Cotgreave y parafraseando a Stephen Covey y sus 7 hábitos de la gente altamente efectiva, os describo los que me parecen que son los mejores 7 hábitos a adquirir como Jefes de Proyecto:

1 – Cree en el éxito del proyecto

En más de una ocasión he encontrado proyectos en cuyo éxito no creía ni el propio responsable del proyecto. “Esto es imposible”;  “No lo vamos a tener a tiempo”. Proyectos en los que el equipo no tiene confianza en que sus esfuerzos van a  ser efectivos.

Cuando no crees en los objetivos o en el plan o en cualquier otro aspecto de un proyecto, haz un análisis de por qué y trabaja en arreglarlo. La peor actitud, que además se transmite a todo el equipo de proyecto es la de incredulidad y espera de fracaso a priori.

Así que este es el primer y más importante hábito. O crees firmemente en el proyecto o no sigas con él.

2 – Concreta con claridad el alcance del proyecto y se flexible después

Define qué entregables va a genera el proyecto en modo de “productos”  tangibles  que puedan definirse como elementos de avance del proyecto.

El caso de negocio, los “stakeholders” , los requisitos de usuario y el alcance del proyecto tienen que estar claramente definidos, escritos y validados por quien corresponda. Provoca que los responsables de negocio, los usuarios finales, se involucren y acepten explícitamente estos requisitos, alcance y entregables.

Esta aceptación no debe luego utilizarse como arma para defender el alcancea toda costa y “echar en cara” al usuario sus cambios de criterios. Con experiencia suficiente se puede definir un alcance que luego puede ser adaptado conforme se avanza en el proyecto y el usuario va viendo con mayor claridad cuáles son sus necesidades.

Todas las metodologías hablan de disponer de un proceso elaborado de gestión de los cambios de alcance. Lo que no dicen las metodologías es que el jefe de proyecto tiene que tener una actitud abierta haca dichos cambios, por más que puedan suponer un cambio importante en sus planes.

3 – Define tus atribuciones como  Jefe de Proyecto

Para poder dirigir y ejecutar un proyecto necesitas tener explícitamente y con claridad unas atribuciones y responsabilidades delegadas desde la dirección. Es clave en el éxito del proyecto que dispongas de autoridad suficiente y que tengas también todo el soporte y apoyo de la dirección.

A veces se nomina a un Jefe de Proyecto cuya única misión es la de hacer tareas de coordinación o administrativas en el equipo.  Esto no es un buen principio para el éxito del proyecto.

4 – Haz que las cosas ocurran. Dirige tú los acontecimientos

Dirigir el proyecto  no consiste en definir tareas, distribuirlas y esperar a que se ejecuten. Debes involucrarte al máximo y hacer que ocurran.

Esto no significa exactamente que hagas tú las tareas, pero sí que provoques que se hagan, participando o buscando mecanismos para que se hagan en el plazo previsto.  La experiencia me ha proporcionado muchos trucos para conseguir esto: rápidas sesiones de trabajo conjuntas, actuar anticipadamente ante posibles problemas, hacer tú borradores de documentos que sirvan de semilla para que la persona que los tiene que escribir tenga un punto de partida, etc.

5 – Trabaja en equipo

Eres el responsable del equipo y su trabajo. Tienes que actuar como líder del mismo; hay multitud de estilos de liderazgo y cada uno tiene su ámbito de aplicación.

En mi opinión, y hablando  de gestión de proyectos, me gusta particularmente el servant leadership, que yo entiendo como ser el facilitador para conseguir de cada integrante del equipo  lo mejor de sí mismo; identificar su mejores aptitudes y potenciarlas. Servirle para que esas aptitudes se potencien al máximo.

Recuerda no obstante que hay responsabilidades y decisiones que no son colegiadas, que te corresponden a ti exclusivamente, y no eludas la toma de decisiones y los posibles conflictos que generen cuando sea necesario.

6 – Haz un seguimiento fácil del proyecto

Disponer de información de seguimiento del proyecto es básico, todos lo sabemos. El problema es que, a veces, las herramientas y los métodos para obtener dicha información son tan costosos que provocan rechazo en el equipo de proyecto o tienen un alto sobrecoste en tiempo y esfuerzo y finalmente no se utilizan.

Mi recomendación es buscar unos pocos indicadores básicos  y  primar en la selección de estos indicadores la facilidad de obtención de los mismos.

Lo mismo ocurre con las reuniones e informes de seguimiento.  Mi experiencia me dice que o se debe renunciar a estas herramientas pero que hay que medir mucho a quén se involucra y que el impacto sea mínimo.

7 – Dedica tiempo a crear un buen ambiente de trabajo

Dedica tiempo a pensar en actividades, a crear situaciones que faciliten un buen ambiente ente todo el equipo del proyecto (y no te olvides de los usuarios).

Llevar a buen fin un proyecto es ya suficientemente duro y complicado. No lo hagas todavía más difícil creando ambientes tensos pensando que sin exigencia no se consiguen los objetivos.

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