PortfolioYa estamos de nuevo en ‘esa  época’ del año; todas las divisiones de tu compañía se encuentran preparando los planes del 2017: estrategias, objetivos, actividades, presupuestos y cómo medir sus resultados.

La división de IT no es una excepción. Como tampoco lo son las limitaciones de recursos y presupuestos que tiene que manejar.

La primera vez que tuve que preparar los presupuestos de mi departamento para el año siguiente y, lo que era peor, presentárselos al comité de dirección, tuve la fortuna de tener cerca a alguien que me dio el mejor consejo posible … EMPIEZA HABLANDO DE NEGOCIO.

Quince años después, sé mucho más sobre oficinas de proyectos, metodologías de gestión de carteras, y planificación y seguimiento de proyectos. Pero nunca cambiaría todo lo que he aprendido por aquel buen consejo.

Y es que, a la hora de decidir en qué gastamos el presupuesto de IT para el año siguiente, es fundamental que nuestra cartera de de proyectos incluya aquellos que de verdad contribuyan a ejecutar la estrategia de la empresa y a alcanzar sus objetivos.

De acuerdo que habrá una serie de iniciativas ‘obligatorias’ determinadas por el propio ciclo de vida de la tecnología: migraciones de software, reemplazos de hardware, etc. Estas iniciativas también deben explicarse desde el punto de vista de impacto en el negocio y como contribuyen a mantener las operaciones de una manera eficiente.

Para el resto de iniciativas que suponen el desarrollo de nuevas aplicaciones o nuevos servicios, es fundamental involucrar a la totalidad del comité de dirección en determinar su prioridad de ejecución. Para ello, se pueden seguir unos pasos sencillos que nos ayuden en esta involucración:

  1. Crea una lista de iniciativas preguntando que necesitan a los niveles intermedios de los diferentes departamentos
  2. Haz que el comité de dirección construya una lista simple de criterios de negocio con los que comparar la lista de posibles proyectos
  3. Categoriza y ordena los posibles proyectos de acuerdo con los criterios de priorización
  4. Ten en cuenta la disponibilidad de recursos y presupuestos y prepara diferentes alternativas de planificación teniendo en cuenta dichos parámetros
  5. Discute con el comité de dirección las alternativas y elegir entre todos la que mejor contribuya a alcanzar los objetivos de la compañía

¿Fácil? Dependerá fundamentalmente del grado de madurez de la organización. Una buena gestión de la cartera de proyectos, incluyendo la involucración del comité de dirección en la priorización, es una mezcla de ciencia y arte (procesos y experiencia). Cuánto más se practique mejor serán los resultados y la confianza de la compañía en su departamento de IT.

Eso sí, tanto si lo haces por primera vez como si ya eres un experto, no olvides esta máxima … EMPIEZA HABLANDO DE NEGOCIO

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