Me encuentro estos días colaborando con una empresa en un proyecto multinacional. Después de algunos meses más enfocada en proyectos locales, me encanta volver al ajetreado mundillo de las tele, web, video (y cualquier combinación de ellas que os imaginéis) conferencias. Se me acabaron los días de reuniones presenciales, charlas de café sobre la liga local, y hora fija de comida. Han sido sustituidas por reuniones a distancia, charlas de cómo va tu país con la clasificación para el mundial de futbol de Brasil, y hacer malabarismos para convocar las reuniones a una hora que no pille a nadie en su horario habitual de comida.
Las reuniones virtuales son un elemento fundamental de la comunicación en este entorno. Hay que ser conscientes de que este tipo de reuniones son más complejas, requieren una buena preparación para que sean efectivas y se deben manejar de forma diferente a una presencial para mantener la atención de los participantes y lograr resultados.
Un aspecto muy importante en reuniones virtuales es como las empiezas, para sentar un tono de energía positiva que enganche a la audiencia desde el principio. Lo normal es que no utilicemos video, por lo cual ya eliminamos de la comunicación el body language. Esto hace que necesitemos poner mucho más énfasis en la voz para sentar el tono.
Cuando hablamos en un tono bajo y con poca o ninguna modulación de la voz, los participantes sienten que el que habla no tiene mucho interés en el tema y que le da igual lo que salga de la reunión. Si a cambio hablamos con energía, interés y pasión, transmitimos este sentimiento a la audiencia virtual.
Hay que tener también en cuenta el ‘volumen’ de nuestra voz. En nuestras interacciones habituales solemos hablar con lo que se llama un Nivel 1 de energía, suficiente para mantener el interés de la persona con la que hablamos. Pero si estamos en una reunión, según pasa el tiempo nuestro nivel de energía baja y corremos es riesgo de que la audiencia se despiste y acaba durmiéndose. Por eso es una buena idea incrementar el nivel de energía con el que empezamos una reunión (y más si es virtual). Aunque a lo largo de la duración de la reunión nuestro nivel de energía baje, todavía estaremos en unos niveles que mantengan la atención.
Picture from ‘Leadership Strategies’
Aparte de prestar atención a los niveles de energía, no lo olvides otros trucos que puedes manejar con la voz:
- Habla alto y claro
- Utiliza diferentes entonaciones
- Cuidado con la velocidad
- Evita latiguillos (ej. Umm, aaah, er)
Utilizando estas herramientas conseguirás que tus reuniones virtuales capturen mejor la atención de los participantes y fomenten su participación. ¡Suerte!