Kanban-board-150x150He estado siguiendo últimamente webinars y publicaciones de una compañía llamada  Pinnacle Strategies. La primera vez, me llamó la atención el título de uno de sus webinars  ‘Improve Produtivity by Visualizing Your Projects’, y a partir de ahí he seguido su newsletter.

Tienen una forma muy efectiva de resumir lo que predican: ‘El éxito de un proyecto no depende de una buena planificación, sino de una excelente ejecución’. Y la verdad es que no puedo estar más de acuerdo.

Por supuesto que hay que planificar un proyecto. Necesitas un mínimo de estructura antes de lanzarte a ejecutar: descomposición en actividades, asignación de recursos, identificación de dependencias, … Pero cuando el proyecto se está desarrollando y empiezan a aparecer los problemas, es muy fácil recurrir a las causas estándar que todos los jefes de proyecto hemos utilizado alguna vez: el equipo no trabaja unido, no tengo suficientes recursos, me han cambiado las fechas de entrega o … hay que planificar mejor.

Pero cuidado, un plan es un plan; los habrá mejores o peores pero lo que es seguro es que ninguno se cumplirá. Si tu proyecto no va como debería, mira a ver si más se debe a una de estas causas:

  • Prioridades no claras o conflictivas entre las partes
  • El trabajo en equipo no es efectivo
  • Se intentan abarcar demasiadas tareas a la vez
  • Tareas que requieren cierto input para empezar que no se ha entregado

¿Por qué no vemos que realmente es esto lo que nos está pasando? Pinnacle propone la utilización de técnicas de visualización de proyectos para identificar estos problemas y encontrar soluciones.

En vez de gastar demasiado tiempo en replanificar el plan, en reuniones interminables o en la elaboración de largos informes de progreso, mejor gastarlo en cortas pero frecuentes reuniones con el equipo, utilizando herramientas tipo pizarras y post-its que permitan ‘visualizar’ que está pasando. Y cuando digo equipo, lo digo en sentido amplio. Invita a estas reuniones a aquellos stakeholders que no tienen que ejecutar ninguna actividad, pero que son fundamentales para remover las barreras que puedan estar impactando la ejecución. Estos nunca tendrán tiempo de leer un informe detallado de progreso o revisar un diagrama de Gantt, pero de un vistazo rápido al proyecto podrán identificar en que puntos pueden ayudar.

Y hay otra cosa que me gusta mucho. Pinnacle no asocia este tipo de herramientas a metodologías específicas tipo Scrum o Kanban, sino que la posicionan como una herramienta independiente que se puede utilizar en cualquier tipo de proyecto que se ejecute con sentido común.

Te recomiendo que lo pruebes y me cuentes que tal te va.

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