Lean_PMO_120La tradicional expresión no hay que matar al mensajero se hace muy relevante para el Project Manager cuando tiene que comunicar malas noticias respecto a un proyecto, bien sea al equipo de proyecto, al comité de seguimiento a un grupo importante de stakeholders.

La publicación PMI Network – PMI Today, resume en su último número algunos trucos tras preguntarle a Project managers con amplia experiencia:

Da suficientes explicaciones

Cuéntale a tu audiencia la mayor información posible: el contexto de porqué se produce el problema, cuál es la causa raíz, medidas a tomar y cuál puede ser el impacto en el proyecto. Ofrece diversas alternativas para controlar el problema y recomienda la que creas que es mejor.

Ve preparado

Investiga bien el problema, recopila datos objetivos, define varios escenarios de actuación y ten en cuenta las diferentes posiciones de la audiencia a la que se lo vas a comunicar.

Ponle humor y sé positivo

Si la discusión se calienta, intenta enfriarla con algún comentario positivo que recupere el espíritu de colaboración de la audiencia. Siempre es bueno recordar lo que se ha conseguido hasta el momento y como se han superado problemas en el pasado.

Sé personal

En numerosas ocasiones conviene hacer un trabajo individual con determinadas personas antes de la reunión de grupo. Aprovecha para ser transparente respecto a la situación y, sobre todo, escucha las perspectivas individuales de cada uno de ellos para reflejarlas lo mejor posible en los diferentes escenarios de solución que propongas.

Para un Project manager, comunicar malas noticias es parte del trabajo. Pero si sigues las recomendaciones aquí resumidas, saldrás airoso de la situación.

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